Бланки документов и требования к ним

Большая часть документов предприятия, в том числе исходящие документы, оформляются на бланке.

Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским методом неизменной информацией.

Бланки документов можно изготавливать типографским методом, при помощи средств оперативной полиграфии либо воспроизводить при помощи средств компьютерной техники при разработке определенного документа. Для более принципиальных документов предприятия Бланки документов и требования к ним употребляют бланки, выполненные типографским методом, с символом, имеющей высшую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, разноцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Обычно, такие бланки нумеруются типографским методом либо особыми нумераторами. Внедрение каждого такового бланка должно фиксироваться в особых регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна владеть такими Бланки документов и требования к ним свойствами, как несворачиваемость при перегревах либо смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88% до 98%.

Для производства бланков в главном употребляются два формата листов бумаги А4 – (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке Бланки документов и требования к ним, так и без него, обязан иметь поля соответственных размеров:

Левое - 20 мм;

Правое - 10мм;

Верхнее - 20 мм;

Нижнее - 20мм.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». допускает создание бланков предприятия, структурного подразделения и должностного лица.

В согласовании с требованиями ГОСТа установлены последующие Бланки документов и требования к ним виды бланков предприятия:

Общий бланк - бланк предприятия либо структурного подразделения для производства хоть какого вида документа (не считая письма);

Бланк для письма;

Бланк определенного вида документа, не считая письма.

Предусмотрены два варианта расположения реквизитов бланка - угловое и продольное.

Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система Бланки документов и требования к ним организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов.

Реквизит - неотклонимый элемент хоть какого официального документа.

Совокупа реквизитов, из которых состоит документ, именуется формуляром документа.

Формуляр-образец — модель построения документа, устанавливающая область внедрения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и Бланки документов и требования к ним главные реквизиты. Формуляр-образец — это совокупа расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предугадывает при подготовке и оформлении документов использовать 30 реквизитов заместо 29 по ГОСТ 6.30-97.

Реальный эталон распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе Бланки документов и требования к ним организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (дальше — документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и применяемые в деятельности:

— федеральных органов гос власти, органов гос власти субъектов Русской Федерации, включая субъекты Русской Федерации, имеющие, вместе с русским языком Бланки документов и требования к ним, в качестве муниципального государственный язык, органов местного самоуправления;

— компаний, организаций и их объединений независимо от формы принадлежности и организационно-правовой формы.

Реальный эталон устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с проигрыванием Муниципального Бланки документов и требования к ним герба Русской Федерации, гербов субъектов Русской Федерации.

При подготовке и оформлении документов употребляют последующие реквизиты:

01 — Муниципальный герб Русской Федерации;

02 — герб субъекта Русской Федерации;

03 — эмблема организации либо товарный символ (символ обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной муниципальный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица;

06 — ИНН/ КПП налогоплательщика;

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации Бланки документов и требования к ним;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления либо издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — печать;

26 — отметка о заверении копии Бланки документов и требования к ним;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об выполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в компанию.

30 — Идентификатор электрической копии документа

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

01. Муниципальный герб Русской Федерации помещают на бланках документов в согласовании с Положением о Муниципальном гербе Русской Федерации.

02. Герб субъекта Русской Федерации помещают на бланках Бланки документов и требования к ним документов в согласовании с правовыми актами субъектов Русской Федерации.

03. Эмблему организации либо товарный символ (символ обслуживания) помещают на бланках организаций в согласовании с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Муниципальный герб Русской Федерации либо герб субъекта Русской Федерации.

04. Код организации проставляют Бланки документов и требования к ним по Общероссийскому классификатору компаний и организаций (ОКНО).

05. ОГРН проставляют в согласовании с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/ код предпосылки постановки на учет проставляют в согласовании с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08. Наименование организации, являющейся создателем документа, должно Бланки документов и требования к ним соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Русской Федерации, имеющих вместе с русским языком, в качестве муниципального государственный язык, печатают на 2-ух языках - российском и государственном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено Бланки документов и требования к ним в учредительных документах предприятия. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на зарубежном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на зарубежном языке располагают ниже наименования на российском языке. Наименование филиала, территориального отделения, консульства структурного подразделения указывают в том случаях Бланки документов и требования к ним, если оно является создателем документа, и располагают ниже наименования предприятия.

Создателем документа может быть должностное лицо, представляющее компанию.

09. Справочные данные об организации включают почтовый адресок номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адресок электрической почты и др.).

10. Наименование вида документа Бланки документов и требования к ним, составленного либо изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000)

В письме наименование вида документа не указывают.

11. Датой документа является дата его подписания либо утверждения для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата действия. Если создателями документа являются несколько Бланки документов и требования к ним компаний, то датой документа является более поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последующей последовательности: денек месяца, месяц, год. Денек месяца и месяц оформляются 2-мя парами арабских цифр, разбитых точкой, год - 4-мя арабскими цифрами. К примеру, дату 5 января 2008 года следует оформлять: 05.01.2008.

Допускается словесно-цифровой метод дизайна даты, к примеру: 5 января Бланки документов и требования к ним 2008 года, также оформление даты в последующей последовательности: год, месяц, денек месяца, к примеру: 2008.01.05.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного вместе 2-мя и поболее предприятиями, состоит из Бланки документов и требования к ним регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания создателей в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

14. Место составления либо издания документа указывают в этом случае если затруднено его определение Бланки документов и требования к ним по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления либо издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только принятые сокращения.

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные либо физические лица. При адресовании документа должностному либо физическому лицу инициалы указываются перед Бланки документов и требования к ним фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Минюст Рф

Управление классификации

законодательства

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, к примеру:

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.С. Николаеву

либо Президенту АОЗТ «Ломоносовский фарфоровый завод»

В.И. Петрову

Если документ посылают в несколько однородных организаций либо в несколько структурных подразделений Бланки документов и требования к ним одной организации, то их следует указывать обобщенно, к примеру:

Администрации районов

Столичной области

В состав реквизита «Адресат» по мере надобности может заходить почтовый адресок. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центрировать каждую строчку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинноватой строке, к примеру:

Председателю садового Бланки документов и требования к ним приятельства «Можайские дали» В.А. Бунееву

16. гриф утверждения - реквизит, указывающий нормативный либо правовой нрав его содержания. Документ утверждается должностным лицом либо специально издаваемым документом.

17. резолюция - реквизит, в каком управляющий показывает задание по выполнению данного документа, срок выполнения и определенных исполнителей.

18. заголовок - выражает короткое содержание текста, его основную смысловую Бланки документов и требования к ним нагрузку.

19. отметка о контроле значит, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все документы, требующие выполнения.

20. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именованием существительным в именительном падеже либо словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа реального либо прошедшего времени («имеете», «владеете» либо «были», «находились Бланки документов и требования к ним» и т.д.). Свойства, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строчки таблицы обязаны иметь заглавия, выраженные именованием существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной страничке, графы таблицы должны быть пронумерованы, и Бланки документов и требования к ним на последующих страничках печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, обычно, состоит из 2-ух частей. В первой части указывают предпосылки, основания, цели составления документа, во 2-ой (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, советы. Текст может содержать одну заключительную часть (к примеру, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки Бланки документов и требования к ним, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, приготовленного на основании документов других организаций либо ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, создателя документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать Бланки документов и требования к ним на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, также документах, адресованных управлению организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного Бланки документов и требования к ним числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положениях, инструкциях), также содержащих описание, оценку фактов либо выводы (акт, справка), употребляют форму Бланки документов и требования к ним изложения текста от третьего лица единственного либо множественного числа («отдел производит функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах употребляют последующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство Бланки документов и требования к ним не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21. Отметку о наличии приложения, нареченного в тексте, оформляют последующим образом — Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не нареченное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, к примеру:

Приложение:

1. Положение Бланки документов и требования к ним об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и дизайна документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты Бланки документов и требования к ним и регистрационного номера, к примеру:

Приложение 2

к приказу директора Института от 15.06.2007 № 319

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют последующим образом:

приложение: письмо Росархива от 14.06.2007 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все обозначенные в документе адреса, то Бланки документов и требования к ним отметку о его наличии оформляют последующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в 1-ый адресок.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать строчными знаками, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинноватой строчки, к примеру

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора Института

15.06.2007 № 19

22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица Бланки документов и требования к ним, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформ­ленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), к примеру:

Директор Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании Бланки документов и требования к ним документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответственной занимаемой должности, к примеру;

Генеральный директор Личная подпись М.А. Медведев

Главный бухгалтер Личная подпись Н.А.Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на этом же уровне, к примеру:

Заместитель Министра юстиции Русской Федерации

Заместитель Бланки документов и требования к ним Министра денег Русской Федерации

Личная подпись

Личная подпись

В.М. Степанов

А.П. Миронов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в согласовании с рассредотачиванием, к примеру:

Председатель комиссии

Личная подпись Н.В. Куликов

Члены комиссии

Личная подпись К.М. Артемьева

Личная подпись С.П. Матвеев

Личная подпись В А. Филатов

Документ Бланки документов и требования к ним может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При всем этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» либо косую черту перед наименованием должности.

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной Бланки документов и требования к ним подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, к примеру:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Денежной академии

при Правительстве Русской Федерации

Личная подпись А.Г Грязнова

23.04.2007

Если согласование производят письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по последующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Русской академии мед наук

от 30.10.2007№451-805

либо

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления страховой

компании «Планета»

от 21.06.2007 № 10

24. Согласование документа оформляют визой, включающей подпись и должность Бланки документов и требования к ним визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. К примеру:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

25.11.2007

При наличии замечаний по документу визу оформляют последующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись А.С. Орлов

25.08.2007

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы Бланки документов и требования к ним проставляются в нижней части обратной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отчаливает из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Может быть оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25. Печать заверяет Бланки документов и требования к ним подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных особыми нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно должность лица заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы" фамилию); дату заверения Бланки документов и требования к ним, к примеру:

Подпись

Правильно

Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В. Копосков

07.06.2007

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает фамилию (либо фамилию имя отчество) исполнителя документа и номер его телефона Отметку об исполнителе располагают на лицевой либо обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу Бланки документов и требования к ним,

к примеру:

Петров И.И.

333-25-25

28. Отметка об выполнении документа и направлении его в дело включает последующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его выполнении, либо, при отсутствии такового документа, короткие сведения об выполнении; слова «В дело»; номер дела, в каком будет храниться документ.

Отметка об использовании документа и Бланки документов и требования к ним направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа либо управляющим структурного подразделения, в каком исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в компанию содержит и дату поступления документа (по мере надобности – часы и минутки)

Допускается отметку о поступлении документа в компанию поставлять в виде Бланки документов и требования к ним штампа.

30. Идентификатором электрической копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой странички документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.


blok-2-sozdanie-nauchno-obrazovatelnih-innovacionnih-centrov-programmi-razvitiya-gou-vpo-rgmu-roszdrava-na-2010-2019.html
blok-2obshaya-i-professionalnaya-pedagogika.html
blok-3-fizicheskie-faktori.html